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微软、IBM、波士顿咨询……老牌公司都在改变办公室,让员工们互动起来

尝试工作环境改造的公司大多把重点放在建筑设计或员工福利、工作效率等方面。

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先是一个个独立的办公室;然后是格子间、开放式结构;现在则是 “组合空间” 设计。

新的办公区设计风格正在走进大众,空间格局的安排旨在满足现代白领不同工作内容的需要。换言之,人们不用总坐在一个地方了。

新的潮流一方面是对普适方案的反击,更针对的是公司斤斤计较、一块空地尽可能塞满员工的做法。这种想法是为了鼓励员工之间的合作,但是不少专业人士都认为这种方式不那么奏效,一排一排紧挨着的桌子和手工作坊式的座位安排只会让人产生厌倦感,而非提高效率。

美国大型办公家具制造商世楷家具 (Steelcase)的研究人员 David Lathrop 表示,“万金油式的设计方案效果很恐怖。”

反观新的设计方案,很大程度上保留了空间的开放性,除了打破墙壁壁垒促进人与人的联系,更增加了 “团队空间” 概念,立式工作台、舒适的沙发以及可移动的墙面等。

与此同时,私密性方面的设计同样出色,尤其对于那些需要高强度专注工作的群体而言,新的设计保证思维流畅不受打扰。这不是要退回单人工作间的辉煌时代,但相比新狄更斯式的工作台设计,员工们的确会拥有更多的个人空间。新型设计通常会包括一些封闭的 “房间”,隔音效果出色的 “电话亭” 设计,以及无科技干扰的休息室等。

新趋势的出现受到需要的驱动。负责 IBM 办公区翻修的设计师 Frank Cuevas 表示,“新的理念被一再提出。” —— 设计师的用词突显出革新的主动性。

“这不是我们说了算的。”

这一次引领新风向的企业不是硅谷的创业公司,改造的核心不是公司提供免费食物、滑梯以及桌球,也不是大笔资金投入,要知道苹果公司的新总部建设耗资 50 亿美元,更不是另类求怪的设计,像是美国云计算企业赛富时 (Salesforce)在旧金山新落成的大楼里,受到一行禅师的教诲影响,在每一层都设计了供冥想的区域。

这里提到的带动新趋势的企业是来自各个行业的老牌企业,他们或许也会斥巨资进行改建,却一定是有计划的慢慢来,这其中包括微软、IBM 以及通用电气等。办公区设计方面的创新可能已率先亮相 Google 或 Facebook,但老牌企业所做的是整合、优化经验,以研究出更适合主流商业所需的方案。

美国著名建筑设计公司 Gensler 的客户包括 Facebook 和通用电气,其合伙人之一 Arlyn Vogelmann 表示, “新的办公区设计方案渐渐得到各行各业的接纳。”

新的设计指的不是视觉效果,它的核心是使各行各业能够更好的适应互联网数字时代越来越快的工作方式。空间格局能够左右人们的行为习惯,新的设计理念则要提高人们交流、决策和创造的速度,同时更迎合新生代的习惯 —— 相比传统的办公室,人们更喜欢在星巴克工作。

新设计避开了常见的办公环境设计理念:办公室、小隔间或者工位。专家们表示,空间规划的多元化能提高办公效率,而新的概念可以总结为 “公司活动为基础的设计方案”,即针对不同工作内容的空间设计方式。

多伦多大学罗特曼管理学院副教授 Christopher Liu 认为,“办公室环境十分值得关注,这是促进沟通,激发想法互通的关键。”

微软正在经历最具突破的一次变身,并且是由商业需要促使的,其正在经历的是新一波技术浪潮,不同于之前单机安装、光盘存储、实体软件更新、销售到互联网云时代服务产品的转化。

微软全球地产部门总经理 Michael Ford 表示,“合作势在必行,我们必须得转型。”

几十年来,微软一直安家于西雅图郊外,工程师们都在封闭的工作环境里,认为私密性会帮助员工专注写代码。不过 2010 年,微软开辟出四分之一的空间测试设计方案并在后来不断扩大范围。自 2014 年以来,微软翻修了空置的办公楼,今年甚至有 4 个办公楼进行改造。

华盛顿州雷德蒙德市,微软总部旧楼 Redwest B 中庭,未翻修时。

Ford 表示,微软采用的是测试 - 学习的方式。公司意识到早期的设计太过开放,例如划分空间以服务 16 到 24 位工程师为单位的团队。然而,工程师们发现这样的设计反而太过嘈杂、容易分心。研究人员发现,太大的开放空间容易导致效率下降 —— 后果之一就是大家纷纷带上了耳机。

如今,微软办公区域有了更多的私人空间,也有适合 8 到 12 人的团队工作区。Ford 认为,“这就是微软贴心的地方。”

翻修后的微软总部中庭。该公司于 2010 年开始设计规划。

公司对目前的效果表示满意。微软云计算平台 Azure 在过去几年发展迅猛,亦如公司股价。Ford 透露微软位于雷德蒙德的总部将有 20% 的办公区域被改造。在未来 5 年,改造面积将达到 80%。

不过他也表示,这并不意味办公室会就此完全消失,而是主要留给需要定期进行私密沟通的人群,例如律师和大客户。

微软大楼主庭内改造后的休息区。自 2014 年以来,该公司即开始办公区域的改造,拆除了很多老式办公室。

尝试工作环境改造的公司大多把重点放在建筑设计或员工福利、工作效率等方面。俄勒冈大学的一项研究显示,充分的光照和户外景观可以将员工生病率降低 6%。英国组织心理学家 Craig Knight 通过研究发现,自主性更强的办公环境中,员工可以自行选择办公条件,在完成认知任务时生产力能高出至少 25%。

哈佛大学陈曾熙公共卫生学院的科学家发现通风良好的办公环境能够显著改善人们开发策略或处理危机的表现。

通过使用相对较小的空间,公司也能够省去部分费用。

商业地产协会 CoreNet Global 资深研究副总裁 Tim Venable 估计,目前员工人均办公空间已从 2010 年的 225 平方英尺降低到 150 平方英尺。组合设计方案不如“一揽子”设计省钱,毕竟后者通常采用办公桌设计,这样人均使用空间可以降低到 60 平方英尺。

Tim Moore,微软软件设计师,坐在公司地面层改造后的开放区域一边工作一边和同事交谈。

世楷家具的 Lathrop 认为,“把人们聚在一起可能产生巨大的价值,但公司宁愿使用办公桌的真正原因是这样做成本可以降到最低。”

另一个省钱大法是在家办公,前几年曾经在美国流行过。不过这种趋势已经逆转,企业发现共同的办公环境能够营造出创意聚落的氛围。

以 IBM 为例,近期将 5000 名曾经在家办公的雇员召回了办公室,尽管北美五分之一的人仍然在家全职工作。

自 2014 年以来,IBM 已花费 3.8 亿美元翻修美国境内的办公环境,已成为当下混合设计的典范 ——开放空间、零办公室、亦坐亦立的办公桌、小型会议室以及电话间等。

负责房地产战略及运营的设计师 Cuevas 透露,IBM 为员工提供多达 10 种不同的空间选择。1 月,该公司还对其位于纽约州阿蒙克的总部进行了改造,高级管理层亦拆掉了木板隔出的办公室,取而代之的是没有门的玻璃屏障。

长长的走廊是微软 Redwest B 旧办公楼的一大特征。
改造后的微软大楼内,一小块白板建立起的小型工作站。

通用电气的高层则在等待位于波士顿的新总部大楼的落成,目前大家在附近的临时办公室工作。新楼的设计以新型理念为指导。公司位于辛辛那提郊区的旧楼不是空旷的办公室就是安静的长廊 ——新设计的大楼则采用开放空间理念,提供坐/立两式办公桌,而且不提供停车场 (以此敦促员工使用公共交通上班)。

负责波士顿开发与运营的副总裁 Ann Klee 表示,无止境的邮件被面对面的交流所取代,因此决策速度大大提高,不过,开放也有其代价。如 Klee 所言,有时候你不得不提醒同事 “调节音量”。新设计的总部大楼将提供更多安静的房间。

波士顿咨询公司也采用了新设计进行改造,其两大目标为: 激励员工来公司办公,鼓励思想碰撞;建立更为密切的员工关系。

该公司位于曼哈顿市中心的旧办公室就是传统的办公空间布局,每一间办公室供一个、两个或四个人使用。该公司一位纽约的资深合伙人 Ross Love 认为,“太多的门、柱反而限制人们的活动,以致于员工无法真正互动,只能在自己办公桌上吃午餐。”

新的办公大楼位于曼哈顿西郊的哈德逊园区内,风格为混合、开放设计。自公司去年 11 月搬到这里,大部分咨询师来公司办公的时间都远多于之前。

波士顿咨询公司雇佣了麻省理工学院媒体实验室的创业团队办公环境分析公司 Humanyze 考察员工的非正式互动。他们对员工的身体活动、会议以及沟通模式等多个方面进行了观测。

在新旧办公环境完成的两组测试共有大约 100 名员工参与。在新环境里,员工们每周会有 4 到 5 个小时进行自发的互动;同时,在正式会议上的时间相比以往更少了。

调查结果显示,公司员工认为他们能完成的工作比以往更多。不过如同合伙人 Love 所言,要判定效果还太早。

“这就如同加快了电脑处理器的转速,活力提升后当然成果也会更显著。”


翻译 国舅

题图来自 Pexels

© 2017 THE NEW YORK TIMES

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